Waarom heb jij eigenlijk nog geen Virtual Assistant (VA)?

Doe je alles nog zelf, terwijl je het eenvoudig en goedkoop kunt uitbesteden?

Wat is een VA?
Dat is toch niets voor mij…
Te duur!
Weet niet wat ik zou moeten uitbesteden?
Geen idee hoe je zo iemand vindt…
Geen tijd er een te zoeken / in te werken etc.

GEEN EXCUSES MEER!

Ik weet zeker dat je veel tijd, geld en energie kunt besparen als je tien minuten de tijd neemt om dit te lezen en daarna een uur om dit te regelen.

En ik ga je helpen. Eerst zal ik even alle misverstanden uit de weg helpen. Dan geef ik je alle tips die je nodig hebt om een VA te regelen. Mocht je meer willen weten, dan raad ik je het boek Digital Delegation aan. Heb je hulp nodig? Die geef ik tijdens de live online ‘Digital Delegation’ workshop.

Wat is een Virtual Assistant?

Een VA is een assistent die via internet voor jou werkt. Die klussen doet waar je niet aan toekomt, die je zelf vervelend vindt om te doen of waar jouw tijd simpelweg te kostbaar voor is. Je hebt Nederlandse assistenten, die over het algemeen van een hoger niveau zijn en tegen Nederlandse tarieven werken, maar je hebt ook Engelstalige assistants uit bijvoorbeeld Oost Europa, die prima gekwalificeerd zijn en die soms al voor $5 per uur jouw werk uit handen kunnen nemen!

Dat is toch niets voor mij…

Iedereen kan een VA inhuren: ondernemers, freelancers, huisvrouwen, studenten… Het is ideaal voor mensen die veel willen doen en weinig tijd hebben. Die geen personeel in vaste dienst willen, maar wel graag met anderen samenwerken. Die klussen hebben die makkelijk uit te leggen zijn en liefst een repeterende aard hebben. Wiens werk in het Engels gedaan kan worden en die via internet kunnen communiceren. Wiens eigen tijd meer waard is dan het bedrag waar je voor uitbesteedt. (Kortom: voor iedereen wiens tijd meer waard is dan $5 – $10 per uur).

Te duur!

Als jij je administratie zit te doen; transcripties uittypt, aanpassingen maakt aan je website, een blog online zet of andere werkzaamheden die weinig inspirerend of zelfs energie-slurpend zijn, wat zou het je waard zijn om iemand anders dat te laten doen?

Laten we het omdraaien: wat is jouw tijd waard? Wat verdien je als je dat uur aan andere dingen kunt besteden? Hoe je jouw tijd ook waardeert, grote kans dat uitbesteden van de werkzaamheden je niet alleen meer tijd en dus geld oplevert, maar vooral ook meer energie: want nu kun je je focussen op dingen die je leuker vindt, waar je (meer) mee verdient en/of die direct met jouw doel te maken hebben, in plaats van een bijproduct of administratieve verplichting. Je kunt al klusjes uitbesteden vanaf $5 per klus of per uur. En by the way, de mensen die tegen deze tarieven werken, doen dat graag. Leraren en sommige professionals in Oost Europa of Azië verdienen soms niet meer dan $200 per maand. Voor hen kan jouw $5 het verschil maken tussen een leven in armoede en een net iets luxer leven. Dus wat houdt je tegen?

Wat zou ik moeten uitbesteden?

Alle handelingen die veel tijd kosten, herhalend van aard zijn en die je makkelijk kunt uitleggen, kun je uitbesteden, zolang het via internet te doen is en in het Engels. Denk bijvoorbeeld aan je:

Administratie, bonnetjes, visitekaartjes invoeren etc.
website, blogs en of webshop opzetten/ onderhouden/ beheren
ontwerp van presentaties, social media posts, boeken, flyers etc.
foto- en video bewerking
opzetten en beheren van projecten, procedures, FAQ’s en andere admin
maken en verzenden van nieuwsbrieven
social media planning, strategie en uitvoering
Statistieken beheren en management rapporten maken
Onderzoek doen voor artikelen etc.
Affiliate links maken en beheren
Audio of video bestanden uittypen (transcriptie)
Youtube videos ondertitelen, taggen etc.
Digitaliseren en organiseren van archieven
Proofreading, edits maken en/of checken van rapporten, boeken en andere grote documenten

Waarom heb jij eigenlijk nog geen Virtual Assistant (VA)?

Zit er al iets tussen voor je? Maak eens een lijstje van de projecten die al lang op je ‘ooit als ik tijd heb’ to-do-list staan.

Hoe kom je aan een VA?

Er zijn een aantal websites/platforms waar allerlei soorten professionals hun services aanbieden. Vaak staan daar ook Virtual Assistants tussen: mensen die van alles kunnen. Maar je kunt natuurlijk ook een specialist inhuren voor een specifieke klus. Kijk eens rond op de volgende websites en laat je inspireren. Zelf begon ik ooit met Upwork, mijn huidige assistant vond ik via Jobrack.eu en Fiverr.com gebruik ik soms voor kleine klusjes.

upwork.com Via deze grootste en meest bekende site kun je allerlei soorten freelancers inhuren, dus virtual assistants, maar ook vormgevers, programmeurs en marketeers. Je kunt precies aangeven welke skills ze moeten hebben. Hoe specifieker je je voorwaarden maakt, hoe minder gegadigden overblijven en hoe beter ze bij jou passen. Het plaatsen van een job is gratis, de freelancers betalen ca 10% commissie. Je kunt op twee manieren te werk gaan: of je post zelf een specifieke job en vraagt mensen daarop te reageren. Of je zoekt naar iemand die je aanspreekt en vraagt hem/haar direct. Kies mensen die al een aantal opdrachten hebben gedaan en die 90% of meer positieve beoordeling hebben. Dit kun je allemaal instellen bij je zoekopdracht. Op die manier krijg je een kleinere selectie van geschikte ‘aanbieders’. Upwork controleert aan de hand van screenshots of de freelancer wel echt aan jouw project aan het werk is. Waterdicht is het nooit, maar het is wel fijn dat Upwork meekijkt. Ook betalingen gaan via de site.
jobrack.eu Gespecialiseerd in Oost Europese VA’s en andere professionals. Deze site zorgt voor bemiddeling tussen opdrachtgevers en freelancers die voor langere tijd samen willen werken, dus niet zozeer voor een korte termijn klus. Ik vond mijn VA die me met deze blog helpt via deze site 🙂
fiverr.com Superleuke site voor allerlei klusjes vanaf $5. De kwaliteit die je voor dat bedrag krijgt is soms verrassend goed. Een kwestie van uitproberen dus. Om bijvoorbeeld een book cover te laten ontwerpen, schrijf je een goede instructie (in het Engels) en geeft de opdracht aan tien geschikte aanbieders. Het resultaat: tien verschillende ontwerpen. Waarschijnlijk zitten er één of meer bruikbare tussen, anders heb je in ieder geval genoeg inspiratie opgedaan.Totale kosten US$50. Ik heb op deze site ook mensen gevonden die me hielpen met Excel of WordPress problemen. De meeste ‘providers’ reageren heel snel, dat werkt wel zo prettig.
freelancer.com (allerlei freelancers over de hele wereld)
Hoofdkraan.nl richt zich op Nederlandse freelancers.
Zirtual.com is specifiek voor US based VA’s. Afhankelijk van het plan dat je kiest, betaal je ongeveer US$25 per uur.
Outsourcery.co.za is een Zuid Afrikaans bedrijf die VA’s aanbiedt. Voordeel is dat veel VA’s Afrikaans spreken en dus een beetje Nederlands begrijpen.
digital nomad groepen (locatie onafhankelijke ondernemers zijn handig en verdienen graag een centje bij)
je eigen netwerk (Facebook)

Meer pro-tips over selectie van en werken met een VA vind je onderaan dit artikel.

Ik heb geen tijd zo iemand te zoeken / in te werken / projecten uit te besteden

Timothy Ferriss stelt In zijn beroemde ‘Four Hour Workweek’ voor: als we nu eens veel dingen gewoon NIET meer doen, andere dingen uitbesteden en het beetje werk wat er overblijft zoveel mogelijk automatiseren, dan hebben we tijd voor leuke(re) dingen. Dat uitbesteden, dat hebben we nog niet allemaal onder de knie. In mijn boek ‘Digital Delegation‘ geef ik praktische tips, en bied ik mijn eigen job ads en test assignments als template aan, zodat je meteen aan de slag kunt en binnen no time een assistant kunt vinden. Website als Jobrack.eu bieden ook een ‘Done with you’ or ‘Done for you’ optie aan. Dan betaal je iets meer en krijg je de hulp die je nodig hebt. Het is even een investering van tijd en geld, die zich daarna dubbel en dwars terug betaalt!

Pro tips: Hoe vind je een goede (virtual) assistant?

Er zijn professionele VA bedrijven die je helpen bij de selectie en het management. Dit heeft voordelen en nadelen. Persoonlijk werk ik liever rechtstreeks met een specifieke VA, niet met een tussenpersoon of bedrijf ertussen.
Ik betaal zelden meer dan $10 per uur. Voor VA’s die al langer met mij werken en die specifieke skills hebben, gaat dat tot €15 per uur.
Wees echt superduidelijk (overdreven!) in je instructies. Omdat je elkaar niet face to face ontmoet, en er ook taal- en cultuurverschillen spelen, is het risico op misverstanden namelijk groter dan normaal.
Laat je VA meteen een SOP (Standard Operating Procedure) maken, op basis van alle info die je hem/haar tijdens de inwerk periode geeft.
Begin met een kleine, simpele opdracht en kijk of die naar tevredenheid wordt uitgevoerd. Bouw het daarna steeds verder op tot je vertrouwen krijgt en elkaar een beetje leert kennen.
Ik werk samen via een gedeelde Dropbox of Google Drive. Je kunt via Google docs goed tegelijk in documenten werken.
Mijn ervaring is dat assistants komen en gaan: er gebeuren dingen in hun leven waardoor zelfs de meest toegewijde assistant soms ineens uit beeld verdwijnt, of minder aandacht voor jouw projecten heeft. Dus blijf af en toe evalueren en eventueel bijsturen.
Neem meerdere assistenten: zo kun je meer taken uitbesteden. Bovendien is niet iedereen overal even goed in. Tot slot maakt het je minder kwetsbaar in geval van ziekte of (tijdelijke) onbeschikbaarheid van een assistent.
Geeft een assistant aan tijdelijk minder beschikbaar te zijn, vraag of hij/zij misschien een vervanger weet. Zo kunnen ze een bekende aan een baantje helpen en vaak werken zij die persoon ook nog in!
Veiligheid: Meestal hebben assistants je inlogcodes nodig, toegang tot je mail, websites etc. Soms zelfs je creditcard en betaalgegevens. Veel mensen zijn hier huiverig voor. Ik geef mijn assistants altijd alles wat ze nodig hebben: hoe kunnen ze mij anders werk uit handen nemen? Het zou toch niet slim voor ze zijn om misbruik te maken van mijn vertrouwen? Dan krijgen ze meteen een slechte rating op Upwork en dat wil niemand. Wordt er misbruik gemaakt van je creditcard? Dan kun je dat (binnen 30 dagen) gewoon terugvorderen van je creditcard maatschappij. Wat mij betreft zijn de voordelen véél groter dan de risico’s. Zorg in ieder geval dat je niet overal hetzelfde password gebruikt, zodat ze alleen daarbij kunnen wat ze nodig hebben. En dat je VA jouw passwords net zo veilig bewaard zoals jij, wij gebruiken een 1Password family account.
Meer tips, templates en voorbeeld opdrachten vind je in het Digital Delegation boek.

Veel succes met het selecteren en werken met jouw VA.

Hulp nodig?

Mocht je meer willen weten, of hulp nodig hebben, kijk dan even of de ‘Digital Delegation’ workshop iets voor je is.

Wil je digitale nomade worden?

Zie jij jezelf al de wereld over reizen als locatie onafhankelijk ondernemer?

Heb je nog vragen?
Weet je niet waar je moet beginnen?
Wil je gelijkgestemde mensen ontmoeten?

Dan zijn deze opties wellicht iets voor jou:

In mijn Handboek voor Wereldburgers vertel ik hoe ik uit het systeem ben gestapt, welke problemen ik tegenkwam en welke oplossingen ik vond. Ook geef ik veel tips hoe ik het gedaan zou hebben als ik van tevoren had geweten wat ik nu weet. Kortom: het perfecte boek als je niet zelf het wiel wilt uitvinden.
De Engelse Digital Nomads boek is internationaler, dus het bevat niet alle Nederlandse tips & tricks. Het is wel iets meer gericht op ondernemen en heeft inspirerende voorbeelden en interviews met andere digital nomads.
Eens in de paar maanden houd ik een Digital Nomad workshop. Van tevoren ontvang je een aantal videos waarin ik de belangrijkste onderwerpen bespreek (waar registreren, je bedrijf opzetten, verzekeren, belasting betalen etc.). Tijdens de workshop kan je dan al je overgebleven vragen stellen, denk ik met je mee en hoor je de plannen en ervaringen van andere nomads.