• Wat is een VA?

  • Dat is toch niets voor mij…

  • Te duur!

  • Weet niet wat ik zou moeten uitbesteden?

  • Geen idee hoe je zo iemand vindt…

  • Geen tijd er een te zoeken / in te werken etc.

virtual-assistant

GEEN EXCUSES MEER!

Ik weet zeker dat je veel tijd, geld en energie kunt besparen als je een half uur de tijd neemt om dit te regelen. En ik ga je helpen. Eerst even alle misverstanden uit de weg helpen en dan geef ik je alle tips die je nodig hebt om een VA te regelen. Als je wilt, kun je op 3  april zelfs in Utrecht komen speed daten met een aantal VA’s uit Oost Europa die (graag!) voor $5 per uur voor je aan de slag gaan!

Wat is een Virtual Assistant?

Een VA is een assistent die via internet voor jou werkt. Die klussen doet waar je niet aan toekomt, die je zelf vervelend vindt om te doen of waar jouw tijd simpelweg te kostbaar voor is. Je hebt Nederlandse assistenten, die over het algemeen van een hoger niveau zijn en tegen Nederlandse tarieven werken, maar je hebt ook Engelstalige assistants uit bijvoorbeeld Oost Europa, die prima gekwalificeerd zijn en die soms al voor $5 per uur jouw werk uit handen kunnen nemen!

Dat is toch niets voor mij…

Iedereen kan een VA inhuren: ondernemers, freelancers, huisvrouwen, studenten… Het is ideaal voor mensen die veel willen doen en weinig tijd hebben. Die geen personeel in vaste dienst willen, maar wel graag met anderen samenwerken. Die klussen hebben die makkelijk uit te leggen zijn en liefst een repeterende aard hebben. Wiens werk in het Engels gedaan kan worden en die via internet kunnen communiceren. Wiens eigen tijd meer waard is dan het bedrag waar je voor uitbesteedt. (Kortom: voor iedereen wiens tijd meer waard is dan $5 – $10 per uur).

Te duur!

Als jij je administratie zit te doen; bonnetjes invoeren in Excel, of visitekaartjes overtypen of andere werkzaamheden die weinig inspirerend of zelfs energieslurpend zijn, wat zou het je waard zijn om iemand anders dat te laten doen? Laten we het omdraaien: wat is jouw tijd waard? Wat verdien je als je dat uur aan andere dingen kunt besteden? Hoe je jouw tijd ook waardeert, grote kans dat uitbesteden van de werkzaamheden je niet alleen meer tijd en dus geld oplevert, maar vooral ook meer energie: want nu kun je je focussen op dingen die je leuker vindt, waar je (meer) mee verdient en/of die direct met jouw doel te maken hebben, in plaats van een bijproduct of administratieve verplichting. Je kunt al klusjes uitbesteden vanaf $5 per klusje of per uur. Oh ja, de mensen die tegen deze tarieven werken, doen dat graag. Leraren en sommige professionals in Oost Europa of Azië verdienen soms niet meer dan $200 per maand. Voor hen kan jouw $5 het verschil maken tussen een leven in armoede en net iets luxer. Dus wat houdt je tegen?

Wat zou ik moeten uitbesteden?

Alle handelingen die veel tijd kosten, herhalend van aard zijn en die je makkelijk kunt uitleggen, kun je uitbesteden, zolang het via internet te doen is en in het Engels. Denk bijvoorbeeld aan je:

  • Administratie, bonnetjes invoeren etc.

  • visitekaartjes invoeren

  • website en of webshop opzetten/ onderhouden/ beheren
  • ontwerp van presentaties, visitekaartjes, boeken, flyers etc.
  • foto- en video bewerking
  • opzetten en beheren van projecten, procedures, FAQ’s en andere admin
  • maken en verzenden van nieuwsbrieven
  • social media posts
  • Statistieken beheren en management rapporten maken
  • Onderzoek doen voor artikelen etc.
  • Affiliate links maken en beheren
  • Audio of video bestanden uittypen.
  • Youtube videos ondertitelen, taggen etc.
  • Digitaliseren en organiseren van archieven
  • Proofreading, edits maken en/of checken en en voorandere grote documenten

Zit er al iets tussen voor je? Maak eens een lijstje van de projectjes die al lang op je ‘ooit als ik tijd heb’ to-do-list staan.

Hoe kom je aan een VA?

Er zijn een aantal websites/platforms waar allerlei soorten professionals hun services aanbieden. Vaak staan daar ook Virtual Assistants tussen: mensen die van alles kunnen. Maar je kunt natuurlijk ook een specialist inhuren voor een specifieke klus. Kijk eens rond op de volgende websites en laat je inspireren. Zelf gebruik ik vooral de eerste drie websites.

  • upwork.com Via deze grootste en meest bekende site (voorheen oa elance.comkun je allerlei soorten freelancers inhuren, dus virtual assistants, maar ook vormgevers, programmeurs en marketeers. Je kunt precies aangeven welke skills ze moeten hebben. Hoe specieker je je voorwaarden maakt, hoe minder gegadigden overblijven en hoe beter ze bij jou passen. Het plaatsen van een job is gratis, de freelancers betalen ca 10% commissie. Je kunt op twee manieren te werk gaan: of je post zelf een specieke job en vraagt mensen daarop te reageren. Of je zoekt naar iemand die je aanspreekt en vraagt hem/haar speciek. Kies mensen die al een aantal opdrachten hebben gedaan en die 90% of meer positieve beoordeling hebben. Dit kun je allemaal instellen bij je zoekopdracht. Op die manier krijg je een kleinere selectie van geschikte ‘aanbieders’
. Upwork controleert aan de hand van screenshots of de freelancer wel echt aan jouw project aan het werk is. Waterdicht is het nooit, maar het is wel jn dat Upwork meekijkt. Ook betalingen gaan via de site.
  • jobrack.eu Gespecialiseerd in Oost Europese VA’s en andere professionals. Meer bemiddeling tussen opdrachtgevers en freelancers dan voor specifieke klussen. Ik vond mijn VA die me met deze blog helpt via deze site 🙂
  • fiverr.com Superleuke site voor allerlei klusjes vanaf $5. De kwaliteit die je voor dat bedrag krijgt is soms verrassend goed. Een kwestie van uitproberen dus. Om bijvoorbeeld een book cover te laten ontwerpen, schrijf je een goede instructie (in het Engels) en geeft de opdracht aan tien geschikte aanbieders. Het resultaat: tien verschillende ontwerpen. Waarschijnlijk zitten er één of meer bruikbare tussen, anders heb je in ieder geval genoeg inspiratie opgedaan.Totale kosten US$50. Ik heb op deze site ook mensen gevonden die me hielpen met Excel of WordPress problemen. De meeste ‘providers’ reageren heel snel, dat werkt wel zo prettig.
  • freelancer.com (allerlei freelancers over de hele wereld)
  • Hoofdkraan.nl richt zich op Nederlandse freelancers.

  • Zirtual.com is speciek voor US based VA’s. Afhankelijk van het plan dat je kiest, betaal je ongeveer US$25 per uur.

  • digital nomad groepen (locatie onafhankelijke ondernemers zijn handig en verdienen graag een centje bij)
  • je eigen netwerk (Facebook)

Meer pro-tips over selectie van en werken met een VA vind je onderaan dit artikel.

Ik heb geen tijd zo iemand te zoeken / in te werken / projecten uit te besteden

Tomothy Ferriss stelt In zijn beroemde ‘Four Hour Workweek’ voor: als we nu eens veel dingen gewoon NIET meer doen, andere dingen uitbesteden en het beetje werk wat er overblijft zoveel mogelijk automatiseren, dan hebben we tijd voor leuke(re) dingen. Dat uitbesteden, dat hebben we nog niet allemaal onder de knie. En daar ga ik je op 3 april mee helpen. Tijdens het Boost Your Business in a Day event in Utrecht gaan we jouw (eerste?) klus voor een virtual assistant definiëren en ‘fool proof’ maken. Dan gaan we speed-daten met een aantal gekwalificeerde en ervaren virtual assistants uit Oost Europa die voor slechts $5 per uur werken. Als er een klik is, kan je je eerste project direct uitbesteden. Daarnaast gaan we nog veel meer slimme tips direct implementeren zodat je zodra je de deur uitloopt al geld en tijd hebt bespaard. Ik geef zelfs een ‘niet goed geld terug garantie’: als jij aan het eind van de dag je entreeprijs niet hebt terugverdiend, krijg je van mij je ticketprijs terug. Boek nu met code extraboost2017 en ontvang ook nog eens €50 korting. Een no-brainer, lijkt me?

Een super event met korting en geld-terug garantie? Vertel me meer!

Alvast wat pro tips: Hoe vind je een goede (virtual) assistant?

  • Er zijn professionele VA bedrijven. Persoonlijk werk ik liever rechstreeks met een specifieke VA, niet met een tussenpersoon of bedrijf ertussen.
  • Ik betaal zelden meer dan $10 per uur.
  • Wees echt superduidelijk (overdreven!) in je instructies. Omdat je elkaar niet face to face ontmoet, en er ook taal- en cultuurverschillen spelen, is het risico op misverstanden namelijk groter dan normaal.
  • Begin met een kleine, simpele opdracht en kijk of die naar tevredenheid wordt uitgevoerd. Bouw het daarna steeds verder op tot je vertrouwen krijgt en elkaar een beetje leert kennen.
  • Ik werk samen via een gedeelde Dropbox Je kunt via Google docs goed tegelijk in documenten werken.
  • Mijn ervaring is dat assistants komen en gaan: er gebeuren dingen in hun leven waardoor zelfs de meest toegewijde assistant soms ineens uit beeld verdwijnt, of minder aandacht voor jouw projecten heeft. Dus blijf af en toe evalueren en eventueel bijsturen.
  • Neem meerdere assistenten: zo kun je meer taken uitbesteden. Bovendien is niet iedereen overal even goed in. Tot slot maakt het je minder kwetsbaar in geval van ziekte of (tijdelijke) onbeschikbaarheid van een assistent.
  • Geeft een assistant aan tijdelijk minder beschikbaar te zijn, vraag of hij/zij misschien een vervanger weet. Zo kunnen ze een bekende aan een baantje helpen en vaak werken zij die persoon ook nog in!
  • Veiligheid: Meestal hebben assistants je inlogcodes nodig, toegang tot je mail, websites etc. Soms zelfs je creditcard en betaalgegevens. Veel mensen zijn hier huiverig voor. Ik geef mijn assistants altijd alles wat ze nodig hebben: hoe kunnen ze mij anders werk uit handen nemen? Het zou toch niet slim voor ze zijn om misbruik te maken van mijn vertrouwen? Dan krijgen ze meteen een slechte rating op Upwork en dat wil niemand. Wordt er misbruik gemaakt van je creditcard? Dan kun je dat (binnen 30 dagen) gewoon terugvorderen van je creditcard maatschappij. Wat mij betreft zijn de voordelen véél groter dan de risico’s. Zorg in ieder geval dat je niet overal hetzelfde password gebruikt, zodat ze alleen daarbij kunnen wat ze nodig hebben. En dat je VA jouw passwords net zo veilig bewaard zoals jij.

Veel succes met het selecteren en werken met jouw VA en wie weet tot ziens tijdens het Boost your Business in a day event op 3 april?

Hi there, I am Andrea, Esther’s VA. She asked me to create this blog post and since I figured this it is about VA’s, I’d like to give you a peek into my ‘side’ as well… 🙂

Share this Blog post: