Een workshop of retreat organiseren

Een van de manieren om jouw kennis en ervaring te delen is een workshop or retreat te organiseren. Gewoon over iets waar jij zelf goed in bent en waar je veel vragen van anderen over krijgt. Liefst op een inspirerende plek. Het is makkelijker dan je denkt.

Veel mensen vragen me hoe ik mijn workshops en retreats organiseer. Ze hebben de expertise op hun vakgebied, maar hebben geen idee hoe zo’n event werkt. Vaak zie je dan dat ze zo bezig zijn met de vorm, dat de inhoud ondergeschikt raakt, en het gaat natuurlijk om uitwisseling van die kennis en ervaringen.

Of het nu om een meerdaagse retreat gaat of om een kortere workshop of training, ik deel hierbij graag mijn ervaringen en tips.

Ik? Een workshop of event?

Krijg je veel vragen over een bepaald onderwerp?
Zie je op de social media dat er veel mensen met ‘jouw’ thema bezig zijn?
Heb je het gevoel dat een fysieke bijeenkomst meerwaarde biedt t.o.v. tips geven op je website/social media?
Vraag op Facebook wie evt. interesse zou hebben in de workshop die je in gedachten hebt: bij veel positieve reacties: GO!

Hoe kom je aan deelnemers?

Blijf ook na je initiële checkvraag de social media gebruiken om de workshop onder de aandacht te brengen.

Communiceer niet over de workshop zelf, maar over het onderwerp.
Geef tips weg over het thema van je onderwerp, evt. met link naar je workshop. Goede tips worden gedeeld en doorgestuurd, ‘verkoopberichten’ niet.
Maak een Facebook event aan, waar mensen zich kunnen aanmelden en elkaar alvast kunnen ontmoeten.
Geef een gratis plek in je event weg aan iemand met de beste motivatie. Zo gaan mensen over je event praten en in comments reageren op je social media post
Prijs niet zelf je workshops aan, maar vraag tevreden klanten of zij er iets over willen zeggen. Liefst niet alleen dat de workshop zo leuk was, maar welke resultaten ze ermee hebben behaald. Meer tips voor de beste referentie.

Lokatie

Bij meerdaagse workshops is het fijn als je op de plek waar je slaapt ook je workshop kunt houden. Kijk dus of de B&B daarvoor geschikt is qua privacy, ruimte, akoestiek, internet en werk/zitplekken.
Het werkt het beste als je een land, stad, plek kiest die je goed kent. Je voelt je op je gemak, weet er de weg, de beste deals en bent echt een ‘gastheer of -vrouw’ voor jouw deelnemers.
Ik heb zelden betaald voor een lokatie. Kies een plek die nog niet zo bekend is (nieuw?), die op die dag/tijd niet zoveel klanten heeft, of die wel wat promotie kan gebruiken. Stel een barter deal voor: ik zorg dat er mensen komen (die evt consumpties kopen) en neem je mee in mijn PR uitingen in ruil voor een paar uur gebruik van de lokatie. Als je het kunt betalen, geef dan wel een vergoeding voor drankjes, schoonmaak etc. En zorg dat je oprecht de lokatie promoot, niet alleen rondom je workshop.
Wat heb je nodig? Een rustige plek en een tafel met ongeveer 10 stoelen. Liefs op een inspirerende plek. Een leuk cafe, restaurant, tuin, zaaltje etc. Geen standaard vergader lokatie aub; dat is zooo slaapverwekkend!
www.zaalhuren.net heeft leuke, inspirerende lokaties voor ieder budget.
Over de lokatie heb ik voor Kluwer management ooit een column geschreven: vergaderen, geen kunst
In plaats van een fysieke workshop op locatie, kun je ook een webinar organiseren. Tijdens de live sessie kunnen mensen vragen stellen, waardoor een leuke interactie ontstaat. Vergeet niet je webinar op te nemen, zo blijft de content beschikbaar, ook voor mensen die op dat moment niet mee konden doen. Eindig altijd met een ‘call to action’, een website, een plek waar mensen meer informatie kunnen vinden of iets dergelijks.

Programma

Het is natuurlijk afhankelijk van je onderwerp, maar voor een workshop van ca een dagdeel met maximaal 10 deelnemers werkt onderstaande indeling voor mij al jaren super:

Als het onderwerp een grote stap voor de deelnemers is (bijvoorbeeld ‘je eigen boek schrijven’, dan begin ik soms met een glas champagne of een applausje voor jezelf. Hiermee erken je dat het voor de deelnemers een grote stap was om zich in te schrijven voor de workshop en echt met hun droom aan de slag te gaan. Het is een feestelijk moment, waarmee gelijk de evt spanning weg is en het ijs gebroken.
Dan volgt altijd een voorstelrondje. Wie ben je, waarom ben je hier vandaag en wat wil je in ieder geval leren? Niet alleen belangrijk om te weten wie je aan tafel hebt en wat de belangrijkste vragen/ thema’s zijn, maar ook voor de deelnemers zelf: “Ik ben dus niet de enige die hierin geïnteresseerd is / ermee worstelt / dit wil doen etc.” Beperk de voorstel-tijd tot ca. 3 min per deelnemer, anders loop je het risico dat je workshop al voorbij is nog voordat iedereen zich heeft voorgesteld…
Neem daarna de tijd om jezelf uitgebreid voor te stellen. Zo kun je meteen een introductie geven over het onderwerp en alvast een aantal vragen beantwoorden/ onderwerpen aanstippen waar de deelnemers belangstelling voor hebben uitgesproken.
Dit verhaal gaat dan naadloos over in het aanstippen van een aantal thema’s, onderwerpen, vragen, cases, voorbeelden die interessant zijn voor de deelnemers.
Tussendoor mogen mijn deelnemers vragen stellen, die ik direct beantwoord. Je kunt er ook voor kiezen een speciaal vragen moment in te lassen.
Vergeet niet na ongeveer 1,5 uur een pauze in te lassen. Je zult zien dat er levendig gepraat wordt: iedereen heeft tijdens het voorstel rondje wel iemand anders ‘ontdekt’ waar ze graag mee in contact komen. Alle aanwezigen hebben dezelfde interesse, dus alleen al elkaar ontmoeten is goud waard.
Na de pauze kun je nog een aantal onderwerpen behandelen en/of een praktijk stukje doen. Tijdens de workshop voor sprekers houdt bij mij iedereen een kort verhaal, waar ze dan feedback op krijgen. Tijdens de boeken schrijf workshop bespreken we na de pauze 1 op 1 ieders achterflap. Het kan ook nuttig zijn om deelnemers hun bijdrage in 10-voud op 1 A4 mee te laten nemen en deze rond te laten gaan zodat iedereen elkaar feedback kan geven (evt terwijl jij 1 op 1 iemand helpt).
Bij een meerdaagse workshop, kies ik iedere dag een thema waaraan gewerkt wordt en krijgen de deelnemers vooral veel tijd om aan hun eigen project/boek/opdracht te werken. Per dag zijn er twee contactmomenten met de hele groep (wat gaan we vandaag doen, wat wil je leren over dit thema, stukje theorie en einde dag checken waar iedereen staat en vragen beantwoorden) en minstens een één op één sessie met iedere deelnemer.
Doe aan het eind van je workshop nog een rondje waarbij iedereen de kans krijgt om eventueel nog een laatste brandende vraag uit te spreken of nog iets toe te voegen, feedback te geven etc. Bij een meerdaagse workshop doe ik dit altijd op de voorlaatste dag, zodat je de kans krijgt nog bij te sturen als deelnemers iets blijken te missen. Een goede vraag om te stellen is bijvoorbeeld: ‘Wat wil je zeker nog doen/leren/ bereiken voordat je morgen weer naar huis gaat?’
Sluit de workshop af met de vraag: hoe nu verder? Hoe kunnen deelnemers contact met elkaar houden (een Facebook group is handig hiervoor), hoe zorg je dat je de energie van de workshop vasthoudt? (een buddy-systeem) Komt er een vervolg/ terugkomdag? Zo gaat iedereen naar huis met concrete handvaten.

Laat het los!

De mensen die naar jouw workshop komen, zetten een voor hen belangrijke stap. Alleen al het feit dat ze er zijn en ‘lotgenoten’ ontmoeten is voor hen al heel wat waard. Alle toegevoegde waarde die jij daar nog bij levert in de vorm van tips etc. is mooi meegenomen. Daarvoor is het essentieel dat je niet met jezelf bezig bent of je strak aan een programma probeert te houden. Wees aanwezig, in het moment, voor de deelnemers en voel aan (vraag desnoods) waar zij behoefte aan hebben. Bouw voldoende ruimte in om de locatie te ervaren. Maak een wandelingetje voor of na de lunch, zorg voor restaurants op wandel afstand etc. Geef deelnemers ook de tijd om alle indrukken te verwerken door wat langere pauzes en af en toe een uurtje vrij.

De kunst afkijken?

Ieder heeft zijn eigen manier van werken, dus vind je eigen weg. Mocht je het interessant vinden om te zien hoe ik mijn live online workshops en retreats organiseer, schrijf je dan in voor een onderwerp dat je interessant vindt. Bekijk het workshop overzicht.

Hulp nodig?

Mijn workshop en webinar over ‘je eigen event organiseren’ is opgenomen. Je kunt dus virtueel een van mijn workshops bijwonen, dat ook nog eens over het onderwerp ‘een workshop organiseren’ gaat. Dubbel scoren voor jou! 🙂 Dé kans om bovengenoemde punten in de praktijk mee te maken én hulp te krijgen met het organiseren van jouw event. Meer info…

Weet je nog niet precies wat jouw toegevoegde waarde is en waar je dus een event over kunt organiseren? In mijn live online workshop ‘How to turn anything into a business‘ help ik je daarmee op weg.

Veel plezier en succes!