Productiviteit – inspiratie shot november

Oktober is mijn meest productieve maand. Het is een soort jaarlijkse traditie geworden om drie events in Thailand te combineren. Tijdens mijn schrijfweek in Chiang Mai help ik ondernemers om hun boek in 1 week te schrijven, en werk ik zelf ook aan mijn boek. Daarna is de grote DCBKK conferentie van succesvolle lokatie onafhankelijke ondernemers in Bangkok. De workshops, presentaties en gesprekken met nomadische, ondernemende vrienden van over de hele wereld zorgen voor super veel inspiratie en concrete ideeën. Dat wil ik dan meteen uitwerken tijdens de ‘Get Shit Done’ productiviteits-sprint van 10 dagen in Chiang Mai.
Ik ben net terug in Europa, met een hoofd dat overuren draait én een jetlag, maar ook met volop nieuwe energie, ideeën en projecten. And I got a sh*t load of work done… 🙂 Tijd om mijn beste productiviteits inzichten met je te delen.

1: Slaap

Misschien klinkt het raar om slaap een productiviteits hack te noemen, maar het zou wel eens de aller belangrijkste kunnen zijn. Onze hersenen resettenterwijl we slapen en ons lichaam herstelt zichzelf. Toen ik nog studeerde, blokten mijn mede studenten soms de hele nacht door voor een examen, terwijl ik ervoor koos om goed te slapen, zodat mijn hersenen het in ieder geval zouden doen. Zoek uit hoeveel slaap jouw lichaam en hoofd nodig hebben en zorg dat je die uren meepakt. Dat zou bovenaan je to do lijst moeten staan. Een middagdutje van 20 minuten werkt trouwens ook super!

2: Ijs bad

Nog een ongebruikelijke productiviteits tip. Een van de workshops in Bangkok gaf me de kans om het beroemde ‘Wim Hof’ ijs bad uit te proberen. Terwijl je in het ijskoude water gaat zitten, voel je de paniek opkomen. Alles in je lichaam zegt “weg hier!”. Door te focussen op je ademhaling, probeer je die paniek reactie te overrulen. Op een gegeven moment voel je je lichaam iets relaxen. Een indrukwekkende ervaring. Na het ijsbad voel je je super: energiek, alert en alive. Het verkwikt je lichaam en versterkt je immuun systeem. Heb je geen ijsbad bij de hand, dan heeft dagelijks koud afdouchen een vergelijkbaar effect.

3: Introvert of extrovert?

Het helpt om te weten hoe je jouw batterij weer oplaadt. Ik heb onlangs ontdekt dat ik een introvert ben. Dat betekent niet dat ik niet expressive ben of niet geniet van onder de mensen zijn; het betekent dat ik pas oplaadt als ik weer alleen ben. Extroverts laden juist op door samen met anderen te zijn. Door te weten hoe je energie verliest en weer oplaadt, kan je jouw productiviteit en energieniveau beter managen. Een introvert zal werk bijvoorbeeld willen afwisselen met alleen zijn, terwijl een extrovert het liever zal combineren met uitgaan of met vrienden afspreken om te ontspannen.

4: Doe mee met een event

Samen met anderen werken is niet alleen leuker, het geeft ook structuur, focus en accountability. Zowel tijdens mijn schrijfweek als Get Shit Done Live werkte ik aan mijn eigen projecten, maar door omringd te zijn door gelijkgestemde mensen voelde ik een enorme toename in focus en productiviteit.

5: Use time differences

Als je aan een project werkt, waarbij je iets van een designer, programmeur of andere partij nodig hebt, kan je dat ’s nachts laten doen op een platform zoals Fiverr.com of Upwork.com. Ik had wat icons nodig voor op mijn website en een kleine video edit. ’s Avonds stuurde ik de instructies en de volgende ochtend zaten de resultaten in mijn mailbox, zodat ik verder kon. Vaak kosten kleine taakjes niet meer dan $5 of $10. Omdat je samenwerkt met iemand die je niet kent en vaak met mensen uit andere landen, met andere taal en cultuur, is het wel heel belangrijk dat je je instructies ‘dummy proof’ en super duidelijk maakt.

6: Neem het op

Als je iets aan iemand uitlegt: neem het op! Als je een beetje op mij lijkt, gaat deze tip je heel veel tijd en energie besparen!

• Op dit moment ben ik via Upwork een aantal designers aan het testen om er uiteindelijk een te kiezen voor een website redesign project. Alle kandidaten willen een aanvullend gesprek om meer te horen over het project en om instructies te krijgen. Dat betekent dat ik tig keer hetzelfde verhaal moet vertellen en dezelfde vragen moet beantwoorden. Het alternatief is 1 keer een video opnemen met alle info en die naar alle designers sturen. Zo hoef ik de uitleg maar 1 keer te doen. Plus zo krijgen alle kandidaten dezelfde informatie, waardoor ik de resultaten beter kan vergelijken. However, if I record my specifications in a video and send it to all of them, I only have to do the work once. Ik gebruik screencastomatic om de video op te nemen: het is een gratis software waarmee je screen recording kunt doen plus een voice over met jouw uitleg.
• Videos opnemen is ook een goed idee als je een nieuwe VA inhuurt, of eigenlijk om wie dan ook in te werken. De persoon die je inhuurt kan op zijn eigen tempo de video bekijken, zo vaak herhalen als nodig en hem pauzeren om instructies uit te voeren. Nog een groot voordeel: een vriendin had een nieuwe manager ingehuurd en was dagen bezig haar business uit te leggen. Na een paar weken bleek het geen goede match en moest ze een nieuwe manager zoeken en ook weer inwerken. Als ze die eerste keer alles had opgenomen, had ze het werk niet twee keer hoeven doen.
• Als je net als ik een creatieve geest bent, dan heb je waarschijnlijk af en toe van die ‘inspiratie sprints’, waarbij je hoofd super snel werkt en je gedachten niet altijd lineair zijn. Als je zo’n ideeën sprint probeert uit te leggen aan iemand anders, dan moet je je gedachten vertragen en ordenen om de boodschap over te brengen. Maar daarmee verbreek je juist die bijzondere flow. Als je echter een opname maakt van je verhaal, in je eigen tempo, dan kan iemand anders dat rustig terugluisteren om je instructies uit te voeren.

7: Helicopter view

Wanneer je aan een boek werkt, een website maakt, een voorstel schrijft of op een andere manier met veel data te maken hebt, zie je soms door de bomen het bos niet meer. Als schrijver ben ik gewend met grote lappen tekst te werken. Mijn geheim is om af en toe te switchen naar de ‘helicopter view’. Voor een website, kijk ik dan alleen naar de url, de slogan en de menu items; die zouden je belangrijkste boodschap al over moeten brengen. Voor een boek is dat de achterflap en/of de titel, ondertitel en inhoudsopgave. Daarnaast zou iedere web pagina, ieder hoofdstuk van je boek of rapport moeten beginnen met een korte introductie. Leg je al die intro’s naast elkaar, dan zou je de highlights van je verhaal al moeten kunnen zien. Ik keek laatst op die manier weer eens naar mijn eigen website en zag dat ook daar nog wat te verbeteren valt: af en toe herhaal ik dingen, of laat ik dingen weg of ga te veel in detail in de intro’s.
Dit is DE manier om structuur te brengen in grote hoeveelheden tekst. Dus kijk even naar de menu items van je website en de intro’s van iedere hoofd pagina om te zien of het beeld wat je daarvan krijgt, inderdaad de boodschap is die je wilt overbrengen. Doe hetzelfde voor je boek, offerte, of rapport.

8: Gratis typwerk

Als je je video of audio opnamen upload naar otter.ai, rolt er direct een gratis transcriptie uit. Je krijgt maar liefst 600 minuten per maand gratis uitgetypt! Dat is hoe ik deze blog post heb gemaakt: Ik heb de voice memo op mijn iPhone gebruikt om de tips op te nemen die ik deelde tijdens Get Shit Done Live. Die opname kreeg ik via Otter.ai uitgetypt. Ik heb er wat edits in gemaakt en mijn assistent Lesley gevraagd er foto’s bij te doen en deze blog te maken, zodat ik de tips weer met jou kan delen.