Efficiënter door je mailbox?
Bespaar 5 uur per week met ChatGPT voiceprompts
Hoeveel tijd en energie gaat er in het beantwoorden van e-mails zitten? In deze column voor Intermediair.nl vertelt AI-expert Esther Jacobs hoe het sneller, makkelijker én zelfs leuker kan. Zelf bespaart ze 5 uur per week met deze aanpassing.
Zodra ik een e-mail lees, weet ik eigenlijk meteen wat ik wil antwoorden. Maar het typen en het antwoord netjes maken voelt vaak tijdrovend. Niet alleen omdat typen langzamer gaat dan denken, maar ook omdat ik soms even afstand wil nemen om professioneel te blijven. Dat betekent echter dat ik later diezelfde e-mail weer moet lezen, het antwoord opnieuw moet formuleren en het uiteindelijk nog moet uittypen. Gelukkig kan dat tegenwoordig anders!
Efficiënter werken door slimmer te mailen
Veel mensen weten dat je ChatGPT, Claude of een andere AI-assistent kunt gebruiken om een e-mail die je hebt geschreven te laten redigeren. Maar wist je dat ChatGPT die e-mail helemaal voor je kan schrijven?
AI – en in het bijzonder ChatGPT – heeft mijn leven compleet veranderd. Ik werk bijna alleen nog maar met deze assistent, wat veel efficiënter is, het voelt intuïtiever aan, en: ik hoef niet meer te typen! Dit scheelt niet alleen tijd, maar ook veel energie. Per week bespaart me dit zo’n 5 uur aan werk.
Hier is mijn oplossing: gebruik voice prompts (het microfoon icoontje) in de ChatGPT-app op je telefoon.
Stel je voor: je hebt je computer voor je met de e-mail open, je telefoon in je hand, en je spreekt simpelweg in wat je wilt antwoorden. Bijvoorbeeld: “Ik heb hier een e-mail van Pietje die voor de derde keer vraagt of die deadline verplaatst kan worden. Zijn cavia is zeker weer ziek… Ik word hier zo moe van. Hoe vaak moet ik nog zeggen dat die deadline niet gaat verschuiven? We hebben hier duidelijke afspraken over gemaakt. That’s it. Hij zorgt maar dat hij het voor elkaar krijgt. Maak hier een vriendelijke maar resolute e-mail van.”
En dan gebeurt het magische.
Leer ChatGPT jouw stijl door te voeren
Veel mensen laten ChatGPT een eerste versie maken en gaan dan zelf sleutelen, maar zo mis je de belangrijkste functie: de leerfunctie. ChatGPT wordt pas echt jouw assistent als je het blijft sturen, uitleggen wat je nodig hebt en het helpt om jouw stijl en voorkeuren beter te begrijpen.
ChatGPT aansturen met voiceprompts werkt niet alleen voor e-mails. Je kunt dezelfde techniek toepassen om:
- Social media posts te schrijven terwijl je onderweg bent.
- Vage ideeën in heldere woorden te gieten.
- Complexe gedachten om te zetten in duidelijke plannen.
Het voelt alsof je een persoonlijke assistent hebt, altijd beschikbaar, leergierig, altijd klaar om je te helpen. Probeer het eens – je zult versteld staan van de tijd die je bespaart en hoe leuk het kan zijn om zo efficiënt te werken.
Disclaimer: Bij het schrijven van deze column zijn ChatGPT voice prompts gebruikt. Geen cavia’s raakten gewond tijdens dit proces.
Esther AI will answer your questions
I have trained these GPTs with my knowledge so that you can taste the ‘magic’ I bring to the one-on-one coaching sessions with my clients Try it in any language.
Digital delegation workshop videos
Doe je alles nog zelf?
Ontdek de kracht van medewerkers op afstand, virtuele teams en AI tools zoals ChatGPT om je te ondersteunen, je bedrijf te helpen runnen en laten groeien.
- Opname van de live workshop over werken met ChatGPT
- Een document met voorbeeld prompts.
- Opname van de live workshop over een VA inhuren en remote teams
- Het Digital Delegation boek
- Voorbeeld job ads, test assignments en veel veel meer
Hiermee kan iedere bedrijfseigenaar, consultant, schrijver, coach en online ondernemer de hulp krijgen die ze nodig hebben, tegen een prijs die je je kunt veroorloven.